Der EU AI Act verlangt ab dem 2. August eine externe Kennzeichnung KI-generierter Inhalte. Doch es gibt einen mindestens genauso guten Grund für eine interne Kennzeichnung: Sobald du multiagentisch arbeitest, muss jeder Agent auf einen Blick erkennen können, in welchem Zustand ein Dokument ist. Genau dafür lohnt sich ein einheitlicher Namensstandard.

Carsten Wittmann auf LinkedIn: LinkedIn – https://www.linkedin.com/in/tumaki/

Dokumente kennzeichnen: Wie du Klarheit für dich und deine KI-Agenten schaffst

Herkunft und Klassifikation im Dateinamen

Der Vorschlag beginnt mit dem Kürzel für die Herkunft: HI für Human, gefolgt vom Namenskürzel, oder AI plus dem verwendeten Chatbot. Das HI-Präfix ist bewusst gewählt, damit KI-Systeme nicht per Ausschlussliste arbeiten müssen, um menschliche Dokumente zu erkennen. Danach folgt die Klassifikation nach Informationssicherheit und DSGVO: Open, Internal, Confidential oder Secret. Diese Einstufung entscheidet später mit, welche Informationen du überhaupt an eine externe KI-API schicken willst.

Status und Verantwortlichkeit

Zusätzlich zeigt der Dateiname den aktuellen Lebenszyklus-Status: Draft, Reviewed, Approved, Published oder Archived. So weiß jeder im Team sofort, ob ein Dokument schon freigegeben ist oder noch ein Entwurf. Ergänzt wird das um den Verantwortlichen, also die Person oder den Agenten, der zuletzt daran gearbeitet hat. Das schafft Nachvollziehbarkeit, wer erstellt, geprüft und freigegeben hat, und reduziert damit auch Haftungsrisiken.

Alternativen und der entscheidende Schritt

Statt im Dateinamen lässt sich diese Information auch als YAML-Frontmatter im Dokument oder über Tools wie SharePoint-Labels und Finder-Tags pflegen. Der Nachteil dieser Tool-Lösungen: Beim Kopieren auf USB-Stick oder beim E-Mail-Versand gehen die Metadaten oft verloren, während der Dateiname immer erhalten bleibt. Am wichtigsten ist aber der letzte Schritt: Erkläre deinem KI-Agenten die Systematik, diskutiere sie gemeinsam durch und lege sie dann fest.

Fazit

Eine klare, konsistente Dokumentenkennzeichnung kostet nur einmalig Aufwand, macht dafür aber die Zusammenarbeit zwischen Mensch, Team und KI-Agenten deutlich sicherer. Überlege dir für deinen eigenen Workflow, welche Statuswerte du wirklich brauchst, und richte deine Agenten entsprechend darauf ein.

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